Sygnaliści – Procedura zgłoszeń wewnętrznych

1.2 Niniejsza procedura została ustalona po konsultacjach przeprowadzonych z przedstawicielami załogi, wyłonionymi w trybie przyjętym w firmie.

1.3 Osobie ubiegającej się o pracę na podstawie stosunku pracy lub innego stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy lub usług lub pełnienia funkcji w Hennlich sp. z o.o.  przekazuje się informację o niniejszej procedurze zgłoszeń wewnętrznych wraz z rozpoczęciem rekrutacji lub negocjacji poprzedzających zawarcie umowy.

1.4 Ustanawiając procedurę zgłoszeń wewnętrznych firma zapewnia bezstronność weryfikacji zgłoszeń przez osoby upoważnione do przyjmowania zgłoszeń oraz dokonywania działań następczych. 

1.5 Ilekroć w procedurze jest mowa o:

Niniejsza procedura jest stosowana w HENNLICH sp. z o.o. w przypadkach zgłoszeń naruszeń prawa, którymi mogą być działania, zaniechania sprzeczne z prawem lub mające na celu ominięcie prawa. Obejmuje ona naruszenia prawa dotyczące:

2.1. korupcji;

2.2. zamówień publicznych;

2.3. usług, produktów i rynków finansowych;

2.4. przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;

2.5. bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;

2.6. bezpieczeństwa transportu;

2.7. ochrony środowiska;

2.8. ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;

2.9. bezpieczeństwa żywności i pasz;

2.10. zdrowia i dobrostanu zwierząt;

2.11. zdrowia publicznego;

2.12. ochrony konsumentów;

2.13. ochrony prywatności i danych osobowych;

2.14. bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;

2.15. interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;

2.16. rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych

2.17. konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16.

4.1. Sygnaliści zgłaszający naruszenia według tej procedury podlegają szczególnej ochronie według poniższych zasad:

Jeśli sygnalista pozostawał lub pozostaje w stosunku pracy z HENNLICH sp. z o.o. lub zamierza go nawiązać, nie wolno stosować, podejmować prób stosowania lub grozić stosowaniem wobec niego działań odwetowych, polegających w szczególności na:

4.1.1. odmowie nawiązania stosunku pracy;

4.1.2. wypowiedzeniu lub rozwiązaniu bez wypowiedzenia stosunku pracy;

4.1.3. niezawarciu umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4.1.3. obniżeniu wysokości wynagrodzenia za pracę;

4.1.5. wstrzymaniu awansu albo pominięciu przy awansowaniu;

4.1.6. pominięciu przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżeniu wysokości tych świadczeń;

4.1.7. przeniesieniu na niższe stanowisko pracy;

4.1.8. zawieszeniu w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

4.1.9.przekazaniu innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

4.1.10. niekorzystnej zmianie miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

4.1.11. negatywnej ocenie wyników pracy lub negatywnej opinii o pracy;

4.1.12. nałożeniu lub zastosowaniu środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;

4.1.13. przymusie, zastraszaniu lub wykluczeniu;

4.1.14. mobbingu;

4.1.15. dyskryminacji;

4.1.16. niekorzystnym lub niesprawiedliwym traktowaniu;

4.1.17. wstrzymaniu udziału lub pominięciu przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

4.1.18. nieuzasadnionym skierowaniu na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

4.1.19. działaniu zmierzającym do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

4.1.20. spowodowaniu straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

4.1.21. wyrządzeniu innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych,

4.2. Jeśli praca lub usługi świadczone są na podstawie innego stosunku, niż stosunek pracy, zasady ochrony sygnalistów są stosowane odpowiednio i rozciągnięte na zakaz wypowiedzenia, odstąpienia, rozwiązania bez wypowiedzenia zawartej umowy (szczególnie sprzedaży, dostawy, świadczenia usług) oraz obowiązek przyznania lub zakaz odmowy, ograniczenia uprawnienia (szczególnie opustu).

4.3. Sygnalista zgłaszający naruszenia określone w ustawie ma prawo do odszkodowania w przypadku doznania działań odwetowych w wysokości przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej, ogłaszanego w „Monitorze Polskim” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego lub prawo do zadośćuczynienia.

4.4. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie stanowi podstawy do odpowiedzialności, w tym dyscyplinarnej, za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków wynikających z prawa, a szczególnie w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa – o ile zgłaszane lub ujawniane informacje nie są wyłączone ustawowo z ochrony, a sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest zgodne z prawem.

4.5. Uzyskanie lub dostęp do informacji będących przedmiotem zgłoszenia nie są podstawą odpowiedzialności o ile nie stanowią czynu zabronionego.

4.6. Ochronie podlega również osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub publicznego ujawnienia nieprawdziwych informacji przez sygnalistę. Ochrona ta zapewniana jest przez prawo do odszkodowania lub zadośćuczynienia od sygnalisty.

4.7. Ochronie podlega także osoba pomagająca w dokonaniu zgłoszenia i osoba powiązana z sygnalistą.

4.8. Praw do ochrony w związku ze zgłoszeniem naruszeń lub ich ujawnieniem publicznym nie można się zrzec, a odpowiedzialności przyjąć, chyba, że jest to odpowiedzialność za szkodę powstałą z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji.

4.9. Powyższe zasady ochrony w związku ze zgłaszaniem naruszeń dotyczą także przypadków zgłoszeń do instytucji, organów i jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej dokonywanych we właściwych trybach.

5.1. Odpowiedzialności karnej podlega:

5.1.1. kto uniemożliwia lub istotnie utrudnia dokonanie zgłoszenia.

5.1.2. kto podejmuje działania odwetowe wobec sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą

5.1.3. kto wbrew przepisom ustawy ujawnia tożsamość sygnalisty, osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia lub osoby powiązanej z sygnalistą

5.1.4. kto dokonuje zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, wiedząc, że do naruszenia prawa nie doszło

5.1.5. kto, będąc odpowiedzialnym za ustanowienie procedury zgłoszeń wewnętrznych, wbrew przepisom ustawy procedury tej nie ustanawia lub ustanawia ją z naruszeniem wymogów

5.2. W przypadku stwierdzenia przypadków opisanych w p. 4.1. firma HENNLICH sp. z o.o. złoży zawiadomienie o podejrzeniu popełnienia czynu zabronionego do właściwych organów.

6.1. Osoby upoważnione

6.1.1. Do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych w trybie niniejszej procedury upoważniona jest pani Ewelina Gołębiowska, a w razie jej nieobecności pani Beata Blacha.

W przypadkach szczególnych Prezes Zarządu HENNLICH sp. z o.o. może czasowo upoważnić inną osobę lub osoby do przyjmowania zgłoszeń i podejmowania działań następczych.

6.1.2. Osoby upoważnione działają w ramach niniejszej procedury całkowicie niezależnie od Prezesa Zarządu i wszelkich innych osób. Nikt nie może wydawać im instrukcji ani wpływać na sposób ich działania.

6.1.3. Osoby upoważnione zachowują poufność na temat podejmowanych działań dotyczących przyjmowania zgłoszeń i działań następczych oraz zapewniają ochronę danych osobowych uzyskanych i przetwarzanych w przypadkach zgłoszeń.

6.2. Droga pisemna zgłoszeń

6.2.1. Forma papierowa Naruszenia można zgłaszać osobie upoważnionej drogą pisemną przez złożenie w sekretariacie lub przesłanie pocztą / przekazanie na adres:

HENNLICH sp. z o.o.

ul. Wilsona 24 A

44-190 Knurów

w zamkniętej kopercie z adnotacją „Wewnętrzna procedura zgłoszenia”.

6.2.2. Zgłoszenia pisemne mogą być dokonywane również drogą emailową, na adres: pzw_hpl@hennlich.pl

6.3. Droga ustna zgłoszeń Zgłoszenia mogą być dokonywane drogą ustną – osobiście, a na wniosek sygnalisty w trakcie umówionego spotkania w terminie do 14 dni lub telefonicznie pod numerem 32 420 67 00

6.4. Potwierdzenie, protokół

• W przypadku zgłoszenia pisemnego sygnaliście przesyłane jest w ciągu 7 dni potwierdzenie wpływu zgłoszenia (wraz z klauzulą informacyjną RODO), o ile zgłoszenie zawiera adres do komunikacji. W przypadku formy papierowej termin dotyczy dnia wysyłki listu poleconego z potwierdzeniem, a koperta opatrywana jest adnotacją „Do rąk własnych”.
• W przypadku zgłoszenia ustnego sporządzany jest protokół i (wraz z klauzulą informacyjną RODO) przedstawiany w ciągu 7 dni sygnaliście do ewentualnych poprawek i zatwierdzenia podpisem. Wzór protokołu określony jest w Załączniku 1.

6.5. Zgłoszenia naruszeń są rejestrowane wyłącznie przez pisemnie upoważnioną osobę.

6.6. Rejestr zgłoszeń naruszeń prowadzony jest w formie elektronicznej i jest dostępny wyłącznie dla upoważnionych osób. Zawiera on następujące dane:

• numer zgłoszenia
• przedmiot naruszenia prawa lub zasad firmowych
• dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy niezbędne do identyfikacji tych osób
• adres do kontaktu sygnalisty
• datę zgłoszenia
• informację o podjętych działaniach następczych
• datę zakończenia sprawy Dane w rejestrze przechowywane są przez okres 3 lat od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyły się działania następcze lub postępowania zainicjowane tymi działaniami.

6.7. Działania następcze

6.7.1. Po wpływie zgłoszenia osoba upoważniona dokonuje wstępnej weryfikacji, prowadzi dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występuje o dodatkowe informacje, a następnie podejmuje z zachowaniem należytej staranności odpowiednie działania następcze:

• ocena prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu
• postępowanie wyjaśniające
• wnioskowanie o wszczęcie kontroli
• wnioskowanie o wszczęcie postepowania dyscyplinarnego
• wnioskowanie o złożenie doniesienia o podejrzeniu czynu zabronionego do organów ścigania
• inicjowanie i prowadzenie działań w celu odzyskania środków finansowych
• inicjowanie działań korygujących procedury firmowe

6.7.2. Jeśli osoba upoważniona nie jest w stanie samodzielne dokonać odpowiednich działań następczych, uzgadnia z Prezesem Zarządu powołanie Zespołu do wyjaśnienia zgłoszenia.

6.7.3. W skład Zespołu mogą być powoływani niezależni specjaliści zewnętrzni.

6.7.4. Osoba upoważniona lub Zespół wyjaśniający zgłoszenia mają prawo dostępu do wszelkich danych niezbędnych do wyjaśnienia zgłoszenia, na podstawie nadanego upoważnienia w tym zakresie.

6.7.5. Wszyscy pracownicy i osoby współpracujące z firmą są zobowiązane do współpracy z Osobą upoważnioną lub Zespołem wyjaśniającym w zakresie działań prowadzących do wyjaśnienia zgłoszenia.

6.7.6. Osoba upoważniona lub Zespół wyjaśniający sporządzają ze swoich działań protokół rozpatrzenia zgłoszenia wg wzoru z Załącznika 2 zawierający opis podjętych działań i ich uzasadnienie oraz wnioski i rekomendacje.

6.7.7. Protokół, o którym mowa w p. 6.7.6 jest podstawą do udzielenia sygnaliście informacji zwrotnej określonej w p. 6.9 i w części merytorycznej musi być sporządzony w czasie umożliwiającym terminowe jej przekazanie.

6.8. Jeśli zgłoszenie naruszenia dotyczy Prezesa Zarządu, informowani są udziałowcy, a działania następcze prowadzą kolegialnie regulaminowo wybrani przedstawiciele załogi.

6.9. Informacja zwrotna

6.9.1. Osoba upoważniona przekazuje sygnaliście informację zwrotną nt. planowanych lub przeprowadzonych działań następczych i ich powodach w terminie do 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia.

6.9.2. Informację zwrotną przekazuje się drogą emailową lub listem poleconym albo odbieranym osobiście, zgodnie ze sposobem / adresem podanym przez sygnalistę do korespondencji, a kopię tej informacji przechowuje w poufnej dokumentacji firmy.

6.9.3. Jeśli sygnalista nie podał adresu do korespondencji, w poufnej dokumentacji firmy przechowuje się tylko protokół rozpatrzenia zgłoszenia z adnotacją o braku adresu.

6.9.4. Przekazanie informacji zwrotnej odnotowuje się w protokole rozpatrzenia zgłoszenia.

6.10. Zgłoszenia anonimowe nie są rejestrowane i nie są podejmowane w takich przypadkach działania następcze.

7.1. Sygnaliści mają prawo do dokonywania zgłoszeń zewnętrznych naruszenia prawa bez uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego

7.2. Zgłoszenie zewnętrzne jest przyjmowane przez Rzecznika Praw Obywatelskich albo organ publiczny.

7.3.1. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane ustnie lub pisemnie.

7.3.2. Zgłoszenie zewnętrzne w formie dokumentowej może być dokonane:

1. w postaci papierowej - na adres do korespondencji wskazany przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie;
2. w postaci elektronicznej - na adres poczty elektronicznej lub adres elektronicznej skrzynki podawczej, lub adres do doręczeń elektronicznych, wskazane przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub organ publiczny przyjmujący zgłoszenie, lub za pośrednictwem przeznaczonego do tego formularza internetowego lub aplikacji wskazanej przez organ publiczny jako aplikacja właściwa do dokonywania zgłoszeń w postaci elektronicznej.

7.4.1. Organ publiczny umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje o:

1. danych kontaktowych umożliwiających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego, w szczególności adres do korespondencji, adres poczty elektronicznej, adres do doręczeń elektronicznych, odrębny adres elektronicznej skrzynki podawczej, adres strony internetowej, na której znajduje się formularz elektroniczny lub numer telefonu wraz ze wskazaniem, czy rozmowy są nagrywane;
2. warunkach objęcia sygnalisty ochroną;
3. trybie postępowania mającym zastosowanie w przypadku zgłoszenia zewnętrznego, w tym o wymaganym sposobie wyjaśnienia informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub przedstawienia dodatkowych informacji;
4. terminie przekazania informacji zwrotnej oraz rodzaju i zawartości takiej informacji;
5. zasadach poufności mających zastosowanie do zgłoszeń zewnętrznych;
6. zasadach przetwarzania danych osobowych,
7. charakterze działań następczych podejmowanych w związku ze zgłoszeniem zewnętrznym;
8. środkach ochrony prawnej i procedurach służących ochronie przed działaniami odwetowymi oraz dostępności poufnej porady dla osób rozważających dokonanie zgłoszenia zewnętrznego;
9. warunkach, na jakich sygnalista jest chroniony przed ponoszeniem odpowiedzialności za naruszenie poufności zgodnie z Ustawą;
10. zachęcie do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych;
11. danych kontaktowych Rzecznika Praw Obywatelskich.

7.4.2. Rzecznik Praw Obywatelskich umieszcza na swojej stronie w Biuletynie Informacji Publicznej w oddzielnej, łatwo identyfikowalnej i dostępnej sekcji oraz w sposób zrozumiały dla sygnalisty w szczególności informacje, o których mowa w Ustawie.

7.5. Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny, który przyjął zgłoszenie zewnętrzne, przesyła sygnaliście niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie lub Rzecznik Praw Obywatelskich albo organ publiczny ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.

7.6. Rzecznik Praw Obywatelskich oraz organ publiczny gwarantują, że procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz związane z przyjmowaniem zgłoszeń przetwarzanie danych osobowych:

1. uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom;
2. zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.

7.7. Zgłoszenie zewnętrzne może być dokonane również do odpowiednich organów i jednostki organizacyjnych Unii, takich jak Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych (OLAF), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Morskiego (EMSA), Europejska Agencja Bezpieczeństwa Lotniczego (EASA), Europejski Urząd Nadzoru Giełd i Papierów Wartościowych (ESMA) i Europejska Agencja Leków (EMA), które dysponują zewnętrznymi kanałami i procedurami dokonywania zgłoszeń służącymi do przyjmowania zgłoszeń, zapewniającymi głównie poufność tożsamości osób dokonujących zgłoszenia.

7.8. Sygnaliści ujawniający publicznie informacje o naruszeniach określonych w p. 1, uzyskane w kontekście związanym z pracą i dotyczących firmy HENNLICH sp. z o.o. podlegają ochronie wg pkt. 4.

7.9. Działania lub zachowania o charakterze mobbingowym, pracownik może zgłosić w trybie określonym w rozdz. III („Postępowanie antymobbingowe”) Załącznika nr 1 („Procedura przeciwdziałania mobbingowi”)do Zarządzenia Prezesa Zarządu Hennlich Sp. z o.o. z dnia 06.11.2015 r . w sprawie przeciwdziałania mobbingowi w Hennlich sp. z o.o.